Hjelp leseren - strukturer tankene dine i form av en pyramide
I utarbeidelsen av dokumentet representerer mange dets fremtidige innhold, men har ikke en konkret plan - hva de skal si og hvordan de skal formulere det. De begynner bare å skrive i håp om at strukturen vil dukke opp på egen hånd. Resultatet er en uberegnelig fortelling som leseren vil måtte forstå.
Fornuft foretrekker rekkefølge. Han ordner til og med tilfeldige data i en viss rekkefølge.
Eksempel. De gamle grekere så i stjerneklyngene figurer av dyr, i stedet for promiskøse poeng.
Lese, prøver en person automatisk å ordne informasjon i form av en pyramide, hvis grunnlag er begrunnelser og argumenter som bekrefter konklusjonene. I denne formen er leseren lettere å "fordøye" informasjonen.
Eksempel. “Setene var kalde. Jeg kom nesten i kamp. Italia tapte. Det var en veldig forferdelig fotballkamp. ” En slik "historie" er veldig dårlig strukturert, siden nøkkelideen bare er indikert på slutten.
I henhold til strukturen til pyramiden introduseres først en generalisering, og deretter gis argumentasjon. Historien ovenfor er lettere å forstå hvis du strukturerer den annerledes.
Eksempel. "Det var en veldig forferdelig fotballkamp: kalde seter, jeg kom nesten i kamp, og Italia tapte."
Grupper lignende ideer og uttrykk deretter hver gruppe i en setning
Når du konstruerer en pyramide, bruk bottom-up-tilnærmingen: list først alle tesene, gruppér de som fører til samme konklusjon. Så uttrykk hver gruppe i en setning. Hver slik generalisering er toppen av pyramiden.
Gjenta prosedyren for de resterende gruppene. Som et resultat vil hovedideen for hele dokumentet komme til uttrykk i en setning. Pyramiden din er klar.
Eksempel. Oppgavene “vårt kundegrunnlag vokser”, “hver kunde kjøper mer” og “vi økte prisene” kan uttrykkes i en setning: “salget vårt vokser”. Så kan du gruppere denne generaliseringen med andre, for eksempel med “våre faste kostnader er redusert” og “våre variable kostnader reduseres”, og uttrykke denne nye gruppen med en generell setning: “våre inntekter vokser”.
Gruppering og oppsummering er enkelt, men du må overholde de grunnleggende reglene:
- Enhver tanke uttrykt i en pyramide bør være en kort beskrivelse av grupperte teser. Bruk aldri meningsløse generaliseringer som "det er tre grunner til å komme inn i det østerrikske markedet." Dette er en ekstra skribleri, siden forfatteren ikke gadd å generalisere tre grunner for leseren.
- Sammendrag i enhver gruppe skal være logisk like og på samme abstraksjonsnivå. Det vil si at en gruppe ikke kan bestå av "epler", "frukt" og "bord": eplet og bordet er logisk sett ikke like, og "frukt" er et abstrakt begrep som refererer til et høyere nivå av pyramiden.
Begrunnelse: Dra konklusjoner fra datakjeden ved å bruke deduksjon
Enhver generalisering i pyramiden bør stille et spørsmål fra leseren, hvis svar blir gitt senere. Svaret er formulert etter metode for fradrag.
Fradrag er en prosess med resonnement der konklusjoner trekkes fra forutsetninger.
Eksempel. Av antagelsene om at "alle mennesker er dødelige" og "Goliat er en mann", følger konklusjonen at "Goliat er dødelig." Så kan du oppsummere hele prosessen med deduktiv resonnement: "Goliat er en mann, han er dødelig."
For anbefalinger, bruk omvendt fradragsrekkefølge.
Eksempel. ”Vi må ansette en kandidat som kan lese. Kandidat A kan lese. Derfor må vi ansette kandidat A. ” Så ordningen om antagelse-antakelse-konklusjon skjuler hovedinformasjonen til slutt.Anbefalinger drar vanligvis nytte av omvendt rekkefølge: "Vi må ansette kandidat A, fordi vi trenger noen som kan lese, men han kan."
Til tross for at deduktiv resonnement er en enkel og naturlig prosess, bør den ikke brukes i komplekse resonnementer, der det er behov for flere nivåer av begrunnelse for å bekrefte forutsetningene.
Hvis du prøver å rettferdiggjøre konklusjonen av et komplekst dokument gjennom fradrag, vil den første antakelsen sannsynligvis ha flere nivåer av begrunnelse som leseren må "komme gjennom" for å nærme seg den andre antakelsen. Denne logikken er veldig vanskelig å følge.
Begrunnelse: trekke konklusjoner fra en gruppe lignende teser ved induksjon
Hvis generaliseringen i pyramiden ikke kan bekreftes med deduksjon, bruk en mer kreativ form for resonnement - induksjon. Induksjon trekker en konklusjon fra et sett med ideer, på en måte lignende.
Eksempel. Konklusjonen "Einstein var et geni" bekreftes av slike generaliseringer som "studerte relativitetsteorien", "studerte tyngdekraften" og "studerte den kosmologiske konstanten".
I induksjon er ikke den logiske rekkefølgen av argumenter like åpenbar som i deduksjon. For å gjøre ideen intuitiv for leseren, bør rekkefølgen bestemmes av grupperingens grunnlag. Hvis du har gruppert deler av en helhet, for eksempel en forretningsenhet, ordner du dem basert på strukturen deres, lik organisasjonens struktur.
Bruk MECE-prinsippet (prinsippet om gjensidig utelukkende, felles uttømmende bestemmelser). Det vil si at selskapets divisjoner ikke vil duplisere funksjoner i flere divisjoner, men samtidig vil delene som er kombinert sammen beskrive organisasjonen uten å miste noe.
Hvis grupperingen består av anbefalinger, ordner du dem i kronologisk rekkefølge, starter med den første.
Eksempel. Når du oppsummerer "Ansett en ny assistent", grupperer rekkefølgen: "Plasser en ledig stilling, inviter kandidater til et intervju, ta en beslutning om ansettelse."
Hvis du har klassifiserte elementer basert på visse vanlige kjennetegn, ordne dem i henhold til karakteristikknivået i hvert element.
For å komme med anbefalinger, nærmer du deg problemet fra et systematisk synspunkt og visualiser det ved hjelp av logiske trær
Forretningsdokumenter gir ofte anbefalinger for å løse et problem. Bruk den enkle problemløsingsprosessen for å komme med anbefalinger.
1. Identifiser problemet i klare, målbare termer.
Eksempel. “Fabrikken mister tre timers arbeidstid hver dag; hvordan kan dette unngås? ”
2. Finn ut nøyaktig hva problemet er.
Eksempel. "Problemet er ikke hos mennesker eller råvarer, men i utstyr: det brytes sammen hver dag."
3. Graver dypere - finn ut hvorfor problemet eksisterer.
Eksempel. "De fremmøtte er ikke skikkelig trent." Dette lar deg identifisere handlinger for å løse problemet. For eksempel “Utpeke ansvarlige lærere eller invitere eksterne lærere.”
For å løse et problem kan du visualisere det ved hjelp av et logisk tre. Et logisk tre er et forenklet diagram over forbindelser som forgrener seg fra venstre til høyre.
Eksempel. Fortjenestre: ordet "Profitt" danner en trestamme og er delt inn i to grener: "Salg" og "Kostnader". "Utgifter" forgrenes til "Konstant" og "Variabler"
Til slutt vil treet være så detaljert at problemene og deres kilder vil fremgå. I dette eksemplet kan du forstå at fortjenesten reduseres på grunn av økende kostnader for visse materialer.
Strukturanbefalinger basert på resultatet du kan oppnå
Du har funnet en løsning på leserens problem. Nå må du overbevise ham om å ta grep. Gi anbefalinger så overbevisende som mulig.
Når du gir en anbefaling, lager du et forslag til handling som tar sikte på å oppnå ønsket resultat.Gruppere handlinger basert på resultatet som du prøver å oppnå, og beskriv det slik at du senere kan forstå om det er oppnådd.
Eksempel. Leseren ønsker å øke fortjenesten.
Dårlig strukturerte anbefalinger ser slik ut:
1. Studieindikatorer:
- plante produktivitet;
- kundetilfredshet.
2. Gjennomføre trening oftere:
- anlegg personell;
- selgere.
Det er to hovedproblemer i en slik struktur: For det første, selv om grupperte handlinger har en ekstern likhet, er de rettet mot å oppnå forskjellige resultater; For det andre må de ønskede resultatene detaljert for deretter å bedømme om de er oppnådd.
Dermed er følgende struktur mer oversiktlig og overbevisende:
1. Salgsøkning på 5% i neste kvartal:
- undersøke kundetilfredshet;
- Lær salgsteamet ditt oftere.
2. Reduksjon av produksjonskostnadene med 2% i neste kvartal:
- studere planteproduktivitet;
- Lær planteansatte oftere.
Handlinger er nå gruppert basert på de ønskede resultatene. Deretter kan man enkelt bedømme om målene faktisk er oppnådd.
Bruk innledningen til å fortelle leseren om viktige punkter i dokumentet de første 30 sekundene av lesingen.
Hvert dokument skal begynne med en kort introduksjon for å øke leserens interesse og sette scenen for å løse problemet.
Den enkleste måten å vekke leserens interesse og bidra til å fokusere på dokumentet er å presentere introduksjonen i form av en historie. Begynn med en beskrivelse av situasjonen (nåværende situasjon), identifiser problemet og foreslå til slutt en løsning.
Eksempel. Situasjon - "ArgonEx vurderer å investere i nye gruver i Østerrike." Problem: "ArgonEx er vanskelig å komme inn i et nytt marked." For at leseren lett skal være enige i uttalelsene dine, bør både situasjonen og kompleksiteten være kjent for ham.
Problemet bør føre til at leseren har spørsmål som “Hva må gjøres?”. Hovedteksten til dokumentet inneholder et detaljert svar på dette spørsmålet, men i løpet av de første 30 sekundene av å lese en generell ide om din mening bør utvikle seg.
I innledningen vil du tale hovedpoenget, så vel som de viktigste argumentene:
Eksempel. “(Høydepunkter) ArgonEx kan komme inn i det østerrikske markedet ved å kjøpe en eksisterende markedsdeltaker, fordi (1) gruvedriftstillatelser sjelden er utstedt til utenlandske selskaper, (2) lokale gruveselskaper er billig solgt, og (3) konkurrenter led store tap i lignende situasjoner prøver å handle på egen hånd. "
Bruk overskrifter og formatering for å demonstrere strukturen til pyramiden.
For å lede leseren gjennom strukturen til pyramiden, demonstrer den først. Den mest populære metoden er overskrifter som indikerer nivåer og ideegrupper. Bruk innrykk for å understreke nivåene på pyramiden, desimaltall legges også ofte til (1, 1.1, 1.1.1). Eksempel:
Dokumentets navn
Her skriver de en introduksjon og viser hovedargumentet, samt hovedideene til seksjonene.
1. Den første delen
Tenk deg alltid en gruppe overskrifter og viktige punkter.
1.1. Første ledd
Ideen om dette underavsnittet støttes av følgende nummererte avsnitt.
1.1.1. Bekrefter ideen til det første underavsnittet
1.1.2. Bekrefter ideen til det første underavsnittet
1.2. Andre ledd
2. Den andre delen
2.1. Første ledd
2.2. Andre ledd
Lesere leser som regel overskrifter flytende, derfor er det ikke nødvendig å investere hovedideen i dem. Hold dem korte, og uttrykk essensen i delen. Når bruk av overskrifter virker for formell, kan du prøve å fremheve hovedpunktene, argumentene osv. I teksten.
I veldig korte meldinger er innrykk den mest passende måten å formidle en enkel struktur på. Eksempel:
For å ringe på mandag, trenger jeg følgende data for Japan:
- Salgsvolum
- utgifter
- Markedstrender
Bruk tydelige overganger mellom grupper av argumenter slik at leseren ikke mister tråden
Selv den mest logiske strukturen i pyramiden er ubrukelig hvis leseren ikke holder tritt med den. Når du flytter mellom seksjoner og underseksjoner, må leseren vite når overgangen skjer. En måte er å indikere hovedkonklusjonene til den forrige i begynnelsen av en ny seksjon.
Eksempel. Hvis det i det siste kapittelet er en generalisering "ArgonEx har for mange aksjer", kan neste kapittel om logistikk startes som følger: "I tillegg til for mange aksjer, er ArgonEx logistikkprosesser ineffektive". Så leseren vil forstå at du har byttet til et nytt undersegment av pyramiden.
Hvis kapittelet er spesielt langt og sammensatt, må du fullføre det med en kort oppsummering av hovedpunktene før du går videre.
Hvis dokumentet består av anbefalinger, kan du avslutte det med en enkel og gjennomførbar del "Ytterligere handlinger".
Den viktigste tingen
Strukturer tankene dine grundig før du begynner å skrive.
Hvordan du effektivt strukturerer ideer
- Hjelp leseren - bygge tanker i form av en pyramide;
- Gruppere lignende ideer, og uttrykk deretter hver gruppe i en setning;
- Begrunnelse: trekke konklusjoner fra datakjeden ved å bruke deduksjonsmetoden;
- Begrunnelse: trekke konklusjoner fra en gruppe lignende punkter ved induksjon.
Hvordan lage nyttige anbefalinger
- Tilnærme problemet fra et systematisk synspunkt og visualisere det ved hjelp av logiske trær;
- Strukturer anbefalingene dine basert på resultatet du kan oppnå med dem.
Slik uttrykker du ønsket struktur med ord
- Bruk innledningen til å fortelle leseren om viktige punkter i løpet av de første 30 sekundene av lesingen;
- Bruk overskrifter og formatering for å demonstrere strukturen til pyramiden;
- Bruk tydelige overganger mellom grupper av argumenter, slik at leseren ikke mister tråden.