Effektivitet kan læres

Enhver leder er pålagt å utføre oppgaver riktig - effektivitet. Mennesker med strålende mentale evner kan være ineffektive arbeidere. Sinn, fantasi og kunnskap bare i kombinasjon med effektivitet er nedfelt i resultatene.

Inntil nylig var hovedproblemet i organisasjonen produktiviteten til manuelle arbeidere. I løpet av de siste hundre årene har vi lært å måle det og har gjentatte ganger økt produktiviteten til en enkelt arbeider. Arbeidet til moderne organisasjoner er basert på intellektuell arbeidskraft.

1. Det kan ikke måles ved hjelp av kriterier som er avledet for fysisk arbeidskraft;
2. Ikke kvantifiserbar;
3. Ikke målt ved påløpte kostnader;
4. Ledernes bidrag avhenger ikke av antall underordnede;
5. Effektivitet er resultatene, ikke mengden ledelsesarbeid.

I bøkene om utvikling av ledende personell presenterer de et portrett av "morgendagens leder" som "en person for all tid", hos slike mennesker har verden alltid opplevd en stor mangel. Generisk geni påkrevd:

1. Kunne utføre analyse;
2. Ta avgjørelser;
3. Jobbe med mennesker;
4. Tenk kreativt;
5. God kunnskap om matematikk;
6. Forstå egenskapene til din bedrift og ledelsesstruktur.

Bedrifter rekrutterer mennesker som i beste fall har en av de ønskede egenskapene. Dann en organisasjon slik at enhver som er sterk i et bestemt område kan bruke sine ferdigheter og evner i arbeidet sitt. Sats på å utvide horisonten til folks aktiviteter med verktøyene som er tilgjengelige for dem. Ikke stol på et skarpt sprang i utviklingen av personlige evner.

Et særtrekk ved effektive ledere er evnen til å oppnå et positivt resultat i alt. Fem vaner som en leder må utvikle for å fungere effektivt:

1. Vet hva tiden din blir brukt på. Arbeid med å håndtere tid og øke effektiviteten.
2. Fokuser på prestasjoner som går utover organisasjonen. Sikt ikke på jobben, men på sluttresultatet.
3. Utvikle styrker - dine egne, dine overordnede, kolleger, underordnede. Ikke fokuser på svakheter, ikke start med oppgaver du ikke kan løse.
4. Fokuser på områder hvor arbeid av høy kvalitet vil gi fremragende resultater. Prioriter og hold deg på toppen av dem.
5. Ta effektive avgjørelser. De riktige beslutningene er et system, en serie med riktige trinn i riktig rekkefølge. En effektiv løsning er basert på divergens av meninger, ikke på konsensus. Raske løsninger er feilaktige beslutninger. Det skal være få løsninger, men de skal være grunnleggende. Riktig strategi er nødvendig, ikke oppfinnsomme triks.

Bruk tiden din

Tidens ressurs er uerstattelig! Lær å administrere tiden din - først, så nøyaktig som mulig, bestemme hva den faktisk brukes på og minimer den uproduktive bruken av den. Konsolider tiden du kan kontrollere i forstørrede blokker, ikke gjør 20 blokker, gjør 5.

Tidsstyringsprosessen består av tre stadier.

Tidsinnspilling

Vurder hvor mye tid du bruker på jobb, analyser effektiviteten din.

Det første trinnet for å forbedre lederens ytelse er å registrere den faktiske tidsbruken nøyaktig. Registrer tidsbruken din regelmessig.Identifiser de mest uproduktive aktivitetene og bli kvitt dem. Opprett en ny arbeidsplan etter hver kontroll. Still deg diagnostiske spørsmål:

1. Hva vil skje hvis dette ikke blir gjort i det hele tatt? Hvis svaret er "ingenting", kast denne saken.
2. Hvilke aktiviteter som jeg er ansvarlig for, kan en annen person ta opp og gjøre jobben ikke verre eller enda bedre enn meg?
3. Hva er aktivitetene mine som kaster bort tid uten å gi fordeler for arbeidet mitt?

Tidsfordriv

Lag en plan for nyttige og nødvendige ting. Dårlig ledelse bruker mesteparten av tiden din.

1. Identifiser uproduktiv tidsavfall på grunn av mangel på system eller kortsynthet. Arbeidskriser som gjentar seg år etter år er et godt signal for handling. Krisen som skjedde en gang til skulle ikke lenger oppstå.
2. Forsikre deg om at det ikke er for mye arbeidskraft - dette reduserer effektiviteten. I slike tilfeller bruker arbeidstakere mer tid på "samhandling" enn på arbeid. Hvis ledere bruker mer enn en tidel av tiden sin på å løse “problemer med menneskelige forhold”, er kollektivet for stort.
3. For mange møter er en indikasjon på dårlig organisering. Oppgaven skal være helhetlig, ikke del den ned i flere underoppgaver, når ansvaret deles mellom mange mennesker og informasjon ikke når de som virkelig trenger det. Møter skal ikke være regelen, men et unntak fra regelen.

Tidskonsolidering

Grupper saker i store tidsblokker. Arbeidstiden vil ikke bli benyttet hvis den er fragmentert i blokker på 15-30 minutter. Det er mange måter å konsolidere tidsblokker på. Du kan jobbe hjemme en dag i uken; planlegge møter, sjekker, diskusjoner om forskjellige problemer i to dager i uken; Planlegg daglig arbeidsmengde hver morgen før du går på jobb.

Diskresjonær tid brukes på å gjøre ting som gir høyest avkastning. Vurder hvor mye du har til rådighet. Tildel solide blokkeringer av tid for spesifikke hendelser. Gjennomgå planen din kontinuerlig og bli kvitt de minst produktive aktivitetene.

Ikke la planen ligge på papiret - arbeid kontinuerlig med den.

Ledere må ofte takle ineffektive, men nødvendige oppgaver: å snakke med de beste klientene, delta i underordnede møter, gi informasjon ... Forsøk å overlate slike saker til ansvarlige underordnede. For å oppnå reelle resultater, bør en mental arbeider fokusere på prestasjonene og målene for arbeidet i hele organisasjonen.

Hvordan kan jeg bidra til suksessen til organisasjonen min?

Husk ditt ansvar overfor selskapet. En person som fokuserer all sin oppmerksomhet på kontinuerlig innsats og hele tiden understreker sin autoritet og autoritet, er bare en underordnet, uansett hvor høy hans status i organisasjonen er.

Hovedets personlige ansvar

Hver organisasjon må lykkes på tre hovedområder:

1. Umiddelbare resultater;
2. Utvikling av verdier og bekreftelse av dem;
3. Forberede ansatte på arbeid i fremtiden. Hvis organisasjonen mislykkes på et av disse områdene, vil den først være i en tilstand av stagnasjon, og deretter slutte å eksistere. Det er på disse områdene lederen skal bidra.

Manglende evne til å endre seg i samsvar med kravene til en ny stilling er en vanlig årsak til lederfeil. Det er ikke bare resultatene hans aktivitet er rettet mot som endrer seg, den generelle viktigheten av de tre hovedparametrene for vellykket arbeid endres.

Hvordan øke effektiviteten til en spesialist

Det er nødvendig å gi spesialisten muligheten til å jobbe effektivt i sin nisje.Han må tydelig forstå hvem som skal bruke resultatene av arbeidet sitt og hva brukeren trenger å vite og forstå for å kunne utføre arbeidet sitt produktivt. Det er nødvendig å ta vare på den praktiske bruken av produktet. Det viktigste er ikke å produsere universals, "jack of all trades."

Rette mellommenneskelige forhold

Korrekte mellommenneskelige forhold oppstår når lederen i arbeid og i forhold til andre fokuserer på sitt bidrag til den vanlige saken. Krav til effektive mellommenneskelige forhold:

1. Kommunikasjon;
2. teamarbeid;
3. Selvutvikling;
4. Utviklingen av andre mennesker.

Effektivt møte

Hovedregelen er å orientere møtet til et spesifikt resultat.

En effektiv leder bør tydelig vite hva han vil oppnå gjennom et møte, rapport eller presentasjon. Innholdet i slike arrangementer bør være nøye gjennomtenkt og formidlet til deltakerne på forhånd.

Hvordan styrke styrker

For å oppnå resultater, bruk alle mulige styrker av underordnede, samarbeidspartnere, overordnede og dine egne. Gjør styrker så produktive som mulig.

Valg av ansatte basert på deres styrker

Regler for personalrekruttering:

1. En stilling der to eller tre personer allerede har endret seg, og som har gjort jobben sin bra på sine tidligere jobber, bør anses som umulig. Endre det.

2. Gjør hvert innlegg stort og betydelig. Arbeidsoppgaven skal være så bred at alle de sterke egenskapene til den ansatte blir manifestert i full styrke - dette vil avsløre kandidatens styrker.

3. Begynn å jobbe med mennesker, avsløre og bruke potensialet deres riktig, i stedet for å overlate dem til standardansvar. Ikke prøv å evaluere ansattes potensial, potensialet er bare et løfte. Vellykkede ledere utvikler sine egne vurderingsskjemaer, som består av å liste opp resultatene til ansatte i deres tidligere stillinger og fire spørsmål:

• Hva gjør han bra?
• Hva annet kan han gjøre godt ut fra sine evner?
• Hva trenger han for å lære å utnytte styrkene sine fullt ut?
• Hvis jeg hadde fått barn, ville jeg ønske at de skulle jobbe med denne personen i fremtiden? Hvorfor?

4. For å bruke styrker, må du være i stand til å stille opp med svakheter.

5. Unngå den farlige fellen ved å lage innlegg for en bestemt person.

Slik styrer du sjefen din

Vektleggingen av styrken til sin leder, det vil si å skape betingelser for ham å handle som han er i stand til, gjør arbeidet til både ham selv og hans underordnede effektivt.

Hvis sjefens styrke er hans politiske evne i stillingen, der politikk er avgjørende, må du først introdusere ham for det politiske aspektet av situasjonen. Han vil forstå hva som står på spill, og vil effektivt bruke styrkene sine med hensyn til politikkens nye retning.

Forbedre din egen effektivitet

Gjør det du kan gjøre best, se stadig etter hva annet du kan gjøre.

En effektiv leder observerer alltid sitt eget arbeid, dets resultater og prøver å spore generelle trender: hvordan man kan jobbe mer effektivt med publikum eller på hvilket tidspunkt på dagen det er bedre å skrive presentasjoner, lage raske notater eller nøye arbeide gjennom hvert forslag.

For å være effektiv er det nødvendig å utvide muligheter og begrense problemer. Standarder for aktivitetene til en gruppe mennesker er satt som eksempel på en leder - aktiviteten din skal bare være basert på styrkene dine.

Alt har sin tid

Hovedhemmeligheten for effektivitet er konsentrasjon. For det første er det nødvendig å gjennomføre de viktigste tingene og aldri gjøre flere viktige ting samtidig. Tøff selvdisiplin, jern viljestyrke og evnen til å si nei er nødvendig.Dette vil hjelpe deg med et enormt antall oppgaver.

Å gjøre en ting i løpet av en periode er å gjøre det raskt. Mennesker som er i stand til å gjenskape mange ting av forskjellig art, tar tak i dem etter tur.

Kvitt deg med gårsdagens last

Å bli kvitt det gamle systematisk er den eneste måten å effektivt starte en ny på. Bli kvitt tidligere feil; gårsdagens suksesser, som sluttet å være produktive; aktiviteter som ikke brakte de ønskede resultatene.

Problemet med kjente organisasjoner er ikke mangelen på kreativitet. Ofte er alle de ansatte for opptatt med å løse gårsdagens oppgaver. Stimulering av kreativitet er vellykket selv i de mest begrensede strukturer mettet med byråkrati, hvis de regelmessig sjekker programmer og aktiviteter for deres relevans og all uproduktiv aktivitet opphører umiddelbart.

Prioritet og andre problemer

Prioritering er en enkel oppgave. Det er vanskeligere å identifisere ikke-prioriterte oppgaver som bør utsettes og strengt overholde deres løsning. Mot, ikke analyse, dikterer de virkelig viktige reglene for prioritering:

1. Velg fremtiden, ikke fortiden;
2. Fokuser på muligheter, ikke problemet;
3. Velg din egen retning, og følg ikke flyten, følg vinnerne;
4. Sett deg mål som vil gi et synlig resultat, og ikke de som oppnås trygt og enkelt.

Påfør dine egne første prioriterte oppgaver, til tross for begrensningene i tid og omstendigheter. Dette er lederens eneste håp om å bli mesteren over sin tid og omstendigheter, og ikke deres slave.

Beslutningsprosess

Effektive ledere tenker i strategiske og storskala kategorier. Ikke sett deg et mål for å løse aktuelle problemer, ikke ta for mange avgjørelser. Konsentrer deg bare om det viktigste. Ikke streber etter raske beslutninger.

Du må vite når beslutningen skal være basert på prinsippet, og når - basert på øyeblikkets behov og pragmatisme. Det meste av tiden i denne prosessen blir ikke brukt på å ta beslutninger, men på å implementere dem. Implementeringen av en effektiv løsning skal være enkel og så nær muligheten til den gjennomsnittlige ansatte.

Prosessen med å ta effektive beslutninger:

1. Spør deg selv: "Er denne situasjonen karakteristisk, eller er dette et unntak fra regelen?" Løs et vanlig karakteristisk problem ved å etablere et prinsipp. Unntak må behandles, gitt den spesifikke situasjonen.
2. Definer tydelig nøyaktig hva som skal oppnås takket være en spesifikk løsning. Hva er dens mål? Hva er minimumsoppgavene som er satt for ham? Hvilke forhold skal den tilfredsstille? En effektiv løsning må være i samsvar med målene, ellers er den ineffektiv og upassende.
3. Begynn med det som er riktig, ikke det som er akseptabelt. På sluttfasen må du fortsatt gå på akkord. Hvis en person ikke vet hvordan han skal oppfylle grensevilkårene, kan han ikke ta et valg mellom rett og galt kompromiss, og dette fører ofte til feil.
4. Det tar mest tid å implementere løsningen. Ingen løsning vil være effektiv med mindre mekanismer for implementering er utviklet helt fra begynnelsen. Ingen avgjørelser kan anses som vedtatt før noen blir holdt ansvarlig for gjennomføringen. Å ta en beslutning til handling krever svar på flere spørsmål: "Hvem skal vite om denne beslutningen?", "Hvilke handlinger skal iverksettes?", "Hvem må ta dem?", "Hva skal handlingen være slik at menneskene den er betrodd til klarte å oppfylle det? ". Handlinger må være i samsvar med evnene til menneskene som vil bli betrodd gjennomføringen.
5. Gi et tilbakemeldingssystem for konstant å verifisere implementeringen av løsningen og avstemme med implementeringsplanen. Effektiv tilbakemelding krever organisert informasjon, tall og data. Lederen må personlig verifisere hvordan beslutningene hans blir implementert, ellers vil hans aktiviteter være ineffektive.

Effektive løsninger

Enhver beslutning er et valg mellom alternativer. For å ta en effektiv beslutning, samle det maksimale antall meninger støttet av fakta. Utvikle vanen, både i deg selv og i kollegene dine, til å bestemme hva du bør ta hensyn til, hva du trenger å studere og hva du skal sjekke. Dette er grunnlaget for enhver effektiv løsning.

En effektiv løsning er ikke et resultat av enighet i vurdering av fakta, det er et resultat av konflikter med forskjellige meninger, samt en seriøs analyse av en rekke alternativer.

Utviklingen av en passende vurderingsmekanisme innebærer en viss risiko. For å kunne dømme, må man ha valg. Bare med tilgjengeligheten av alternativer kan man håpe på et fornuftig valg.

Den første regelen om beslutningstaking er å ikke ta beslutninger før du hører meninger som er i strid med deg. Hvorfor, når du bestemmer deg, bør du insistere på motargument:

1. Dette er den eneste måten å forhindre en situasjon der beslutningstakeren blir en fange av organisasjonen. En måte å bryte ut fra fordommernes fangenskap er å gi dokumenterte og nøye gjennomtenkte innvendinger.
2. Bare uenigheter gir alternativer til det foreslåtte alternativet. En løsning uten et alternativ er bare trekk fra en desperat gambler, uansett hvor nøye han er gjennomtenkt. Se på opposisjonen som et middel til å tenke på løsninger.

Hver beslutning er et inngrep i et avluset system. En god leder vil ikke ta risiko og ta unødvendige beslutninger. Avgjørelsen bør tas hvis situasjonen sannsynligvis vil bli verre uten den. Mulighetene fører ofte til forbedring enn til radikale endringer.

Er du klar til å ta en beslutning hvis: kravene er gjennomtenkt, alternativene blir studert, risikoen og fordelene er balansert, men dette er ikke nok. I denne situasjonen må en vellykket leder motstå fristelsen og gjennomføre en studie av dette problemet igjen.