Hvil: hvordan å ikke bli en "kjørt hest"
Etablere en kompetent hvile i løpet av arbeidsdagen og etter timer. For eksempel 5 minutter hver time.
I løpet av resten, distraher deg for å bedre gjenopprette styrken. I stedet for å surfe på Internett, ta en tur eller gjøre noen øvelser.
Gjør latskap kreativt. I perioder med latskap, kan du laste hjernen med informasjon om et viktig kreativt emne for deg og være 100% lat, ikke prøve å løse problemer og ikke plages av anger.
Øk søvneffektiviteten ved å sovne og våkne i henhold til regimet og optimalisere varigheten. Søvnen vår består av flere sykluser som varer 1-1,5 timer. Når søvnvarigheten er en multiplum av syklusens lengde, er det mye lettere å våkne opp. Før du legger deg, bør du ventilere rommet, ikke bry deg selv og laste av hjernen fra bekymringer på dagtid - ta en tur eller lese en kunstbok.
Bruk "mikrosøvn" i løpet av arbeidsdagen. Menneskelige biorytmer har to opp- og nedturer i løpet av dagen. Den første nedgangen skjer rundt 13-15 timer, den andre - om kvelden. Hvis du hviler 10-15 minutter i løpet av den første lavkonjunkturen, vil arbeidet gå mye mer effektivt.
Motivasjon: hvordan takle ubehagelige oppgaver
For raskt å fullføre komplekse og ubehagelige oppgaver, lær deg å stille inn på dem ved hjelp av "ankere", materielle bindinger - musikk, farger, ritualer. Men ikke bruk "ankeret" knyttet til arbeid på ferie.
Bruk “Swiss cheese method” - gjør oppgaven ikke i en logisk rekkefølge, men på en vilkårlig måte. Etter en stund dannes det så mange hull i "osten" at det vil være veldig enkelt å "spise" den.
Del oppgaven i flere deler og oppmuntre deg selv ved å fullføre en del. Spis minst en "frosk" hver dag - fullfør en enkel, men ubehagelig oppgave. Typisk akkumuleres slike oppgaver og blir et problem. Hvis du bestemmer deg for en av dem hver morgen, vil de raskt slutte og gi godt humør for hele dagen.
Del "elefantene" (store oppgaver) i "biffer" (deler). Hvis oppgaven er enorm og umulig, kan du dele den opp i gjennomførbare deler. Mål tiden brukt på å utføre elefantoppgaver. Fiksering av en kvantitativ indikator presser en person til handling.
“Brenn skipene” - skap en situasjon der det er umulig å nekte noen oppgave. Slike situasjoner gjør at noen typer mennesker kan jobbe mer effektivt.
Hold en daglig tabell og legg merke til fullførte oppgaver. For mange hull på et hvilket som helst element vil gi deg en alarm og tvinge deg til å gjøre det nødvendige.
Lag en pinarik-kalender. Skriv de årene du levde på bunnlinjen, i bunnen - fremtiden og i tabellradene - månedene. Kryss ut halvparten av dagen hver morgen, på jobb. Om kvelden - andre omgang. Dette vil hjelpe deg å føle tidens gang.
Mål: hvordan bringe drømmer nærmere virkeligheten
Definer et oppdrag, artikulere personlige verdier og sett langsiktige mål. I stedet for en "reaktiv" tilnærming - en reaksjon på ytre omstendigheter, bruk en "proaktiv" tilnærming - bygg opp livet ditt som du ønsker, påvirk aktivt hendelser.
For å bestemme dine mål, forestill deg hvordan du vil se dagen om noen år. Forsøk å bli kvitt de pålagte frimerkene - dyre biler, klokker og andre attributter - hvis de ikke er en virkelig verdi for deg.
Å definere verdier vil hjelpe "memoaret." Skriv i det de viktigste hendelsene i livet. "Memoir" lar deg lage en liste over nøkkelverdier og vil oppmuntre deg til å bruke noen minutter hver dag på spørsmålet om Main.
Formulere et personlig oppdrag i form av en epitaf. Hva vil forandre seg i verden og vil forbli etter deg når alt er over?
Søk ditt kall. Hvis vi kan endre oppdraget, er ikke kallet. Kallingen er når du innser at utenom deg, er det ingen som vil ta ut denne vogna. Det kan ikke bare være en revolusjonerende oppdagelse, men også en enkel livsoppgave.
Identifiser 5-7 viktige områder i livet ditt for å se den generelle strukturen og etablere harmoni i ulike aktiviteter. Et kart over viktige områder ser ut som et tre. I stedet for kaos av smågjerninger, er det klare grener med bladgjerninger.
Kartlegge livsmål for viktige områder og fremtidige år for å holde rede på hvor og hvordan du beveger deg. Noen ganger er det vanskelig å forstå hva du vil, men det er bedre å gjøre en liten feil og deretter justere planene enn å forstå etter år at tiden har gått og ingenting er oppnådd.
Gjør de nærmeste og mest forståelige målene målbare ved å bruke SMART-teknikken:
- Sspesifikke - spesifikke
- Mlettvint - målbar
- ENchievable - tilgjengelig
- Realistisk - relevant
- Time-bound - tidsbegrenset
Definer tydelig hva du vil ha og i hvilken tidsramme, og uttrykk det deretter i monetære termer.
Arbeidsdag: hvordan organisere det i en fartsfylt verden
Kontekstuell og mellomlangsiktig planlegging i henhold til "Day - Week" -metoden vil hjelpe deg med å alltid overholde fristene.
Oppgaver som det er vanskelig å binde til en bestemt tid, passende kontekstuell tilnærming. For hver slik oppgave lager du en egen dagboksside eller oppgavekategori i et datastyrt planleggingssystem.
For teamarbeid er kontekstuelle planleggingsstyrer praktisk, der prosjekter er oppført i rader og teammedlemmer i kolonner. I skjæringspunktet vises oppgavene. Lederen vil umiddelbart se oppgavene underordnede er ansvarlig for, og problemstillingene som må diskuteres.
Oppgaver med en stram tidsfrist er mer effektivt planlagt for år, uke og dag, og overholder reglene for å flytte oppgaver mellom seksjoner. Om kvelden, når du planlegger dagen etter, vises avsnittet "Uke". Alt relevant blir overført til "Dag" -delen. Når du planlegger neste uke, vises delen "År".
Denne tilnærmingen lar deg ikke presse deg selv inn i et stramt rammeverk og sikrer at ønsket oppgave blir husket mens du ser avsnittene "År" og "Uke".
"Uken" -delen kan suppleres med følgende planleggingsverktøy.
- En liste over oppgaver for de neste ukene på en egen dagboksside.
- En liste over oppgaver på klistremerker i en spesiell del av dagboken. Når du ser gjennom seksjonen daglig, kan du overføre klistremerker med "modne" oppgaver den kommende dagen i dagboken.
- Oversiktsplan for vanlige oppgaver.
- Planleggingsstyre med oppgaver de neste ukene.
- Planlegg med en liste over "fleksible" oppgaver i en uke ved siden av et "stivt" tidsnett eller en fane med "fleksible" oppgaver.
"Langsiktig" delen er en "strategisk papp" med en liste over sentrale mål for de neste seks månedene til et år. Den kan inneholde:
- viktige hendelsesplan for året;
- frister for sentrale prosjekter;
- en liste over små oppgaver med en lang frist som ikke falt inn i de kontekstuelle delene av dagboken;
- plan for bursdager, minneverdige datoer osv.
På samme måte som prinsippet om "Day - Week" kan du organisere de ansattes arbeid i planstyret. For å gjøre dette, liste de ansatte i kolonner, planlegg horisonter i rader og oppgaver i krysset.
For å kontrollere rutine for saker, er en tabell nyttig, i radene som disse forholdene er oppført i, og i kolonnene - tiden de trenger å fullføres for. Ved kryss noteres ferdige og ugjort gjerninger. Hopp over en slik oppgave spiller ikke en stor rolle, men et stort antall hopp vil umiddelbart bli merkbar.
For å utføre langsiktige oppgaver, bestemme hvor mye tid per dag som skal brukes på dem og legg dem inn i ukeplanen.For å gjøre dette, ta den totale mengden arbeid, arbeidsproduktivitet og beregne hvor mye tid som skal brukes på oppgaven. Del deretter denne gangen i deler og implementer dem i en ukeplan.
Planlegging: hvordan møte frister
Sett opp et personlig arbeidsdag-planleggingssystem ved å bruke "harde" og "fleksible" oppgaver. Tillat 10 minutter å lage et fullstendig bilde av oppgavene for dagen. Dagens plan må samles på ett sted og må være skriftlig. Velg format og medie slik du vil. Det viktigste er at du virkelig liker ham, og gjerne vil tilbake til ham.
I løpet av dagen kan du justere planen etter behov. Den utarbeidede planen er ikke en dogme, den er nødvendig for skiftende situasjoner.
Få et "strategisk kort" med viktige langsiktige mål. På det samme arket kan du skrive ut oppgaver som ikke er knyttet til en bestemt dag, slik at de alltid er foran øynene dine; holde en liste over nåværende kontakter; skrive ut "emner for refleksjon", etc.
Når det gjelder dagen, må du skille “harde”, “fleksible” og “budsjetterte” oppgaver.
- "Hardt" - bundet til et bestemt øyeblikk.
- “Fleksibel” - ikke bundet til nøyaktig tid.
- “Budsjettert” - store og viktige oppgaver, tidkrevende, som ikke har strenge frister.
Planlegg hardt, deretter budsjettert og deretter fleksible oppgaver først.
Uthev 2-3 prioriterte oppgaver på listen og begynn å jobbe med dem. Prioritetssaker inkluderer presserende og tilsyn med underordnede. Når du utfører oppgaver i denne rekkefølgen, kan du gjøre de viktigste tingene, selv om noen av de mindre prioriterte oppgavene forblir uoppfylte.
Planlegg tøffe møter med en reserve av tid. Koordiner med partnerne nøyaktigheten du trenger for å komme til et møte.
Lager opp overflødig informasjon i tilfelle alt skulle gå galt. Dette vil spare deg for tid hvis partneren ikke møter deg, den innspilte mobilen vil være utilgjengelig, og det ikke blir en eneste taxi på flyplassen om natten.
Prioriteringer: hvordan luke ut det overskytende og finne tid til det viktigste
Lær å filtrere ut unødvendige ting og fremheve viktige oppgaver. Utvid arsenalet ditt med "oppgivelsesstrategier" for å fjerne livet for unødvendige ting. Vend andre til et solid “nei” uten forklaring.
Bruk "sunn tull" og sett av unødvendig virksomhet så lenge som mulig. Ofte når den ikke fullføringen.
Kjøp tid ved å ansette fagpersoner. På samme tid kan du ikke ansette faste assistenter, men begrense deg til engangstjenester.
Når du gir oppgaver til underordnede, må du ikke belage dem for å minne deg på dem. Lag en oversikt over oppgavene selv og overvåk implementeringen.
Bruk vektede estimater for å prioritere oppgaver. Definer kriteriene og betydningen av hver av dem, slik at de totalt gir 100%. Evaluer deretter oppgaven i henhold til hvert av kriteriene, multipliser estimatene etter betydning, legg til og få den endelige karakteren. Sorter deretter oppgavene etter disse estimatene.
Informasjon: hvordan du kan kontrollere kreativt kaos
Innfør filtrering, lagring og online bevegelsesteknikker for å holde informasjonen din under kontroll.
Gå tilbake til nøkkelinformasjon oftere - skriv ut sidetall, tanker, lag fotokopier, tegne diagrammer.
Utnytt kunnskapen din i praksis, og først deretter begynne å lese neste bok.
Prioriter leseprosessen din - det er bedre å lese flere nøkkelkapitler nøye enn å løpe gjennom hele boken overfladisk.
Filtrer ut informasjonssøppel mottatt fra media - prøv å få bare den informasjonen du trenger. Ta opp programmer og se dem på et praktisk tidspunkt og uten reklame, bruk mindre tid foran en TV eller på Internett.
Bruk en e-post som ikke krever online tilstedeværelse. Du kan skrive, og adressaten leser brevet på et passende tidspunkt.
Mestrer metoden for blind ti-finger utskrift - du vil begynne å skrive raskt og spare mye tid.
Slå av varselet om ny post, som distraherer fra aktuelle saker. Sjekk posten din 3-4 ganger om dagen. Enig med kollegene om en klar inspeksjonstid. Konfigurer automatisk sortering av e-post og gi den oppmerksomhet i prioritert rekkefølge.
Bruk e-postmapper som et kontrollverktøy for en dag-uke. Distribuer bokstaver i tematiske mapper, og la ikke mer enn 15-20 i "Innboksen" av de viktigste meldingene.
“Grow” rekkefølgen i dokumentasjonen ved hjelp av metoden for begrenset kaos:
- Opprett et "sted for kaos" - en input-stasjon, der alle dokumenter er lagret.
- Fjern "kaosstedet" ved å velge de mest identifiserbare dokumenttypene, og "ordensstedet" vil begynne å danne seg nær kaosstedet.
Få en fil med tanker. Akkumulerte tanker kan kombinere med hverandre og gi opphav til nye. Når du utvikler ideer, kan du fremheve dem i separate retninger.
Organiser informasjonsområdet i samsvar med strukturen for menneskelig oppmerksomhet. Bevisstheten kan fungere med bare ett objekt, det forbevisste - med 5-9, det underbevisste - med en uendelig mengde. Hvis du bringer noe nærmere sentrum av oppmerksomheten din, må du huske å flytte noe bort fra det. Dette vil bruke oppmerksomheten optimalt.
Velg på skrivebordet et område for 5–9 viktigste gjeldende oppgaver, inngående og utgående stasjoner, kontekstuelle skuffer og kontrollskuffer i henhold til “Day - Week” -metoden. På slutten av arbeidsdagen, ordne dokumentene fra den utgående stasjonen i tematiske mapper.
Absorbers: hvordan finne tid reserver
Bruk absorberingsdeteksjonsteknikker for å utnytte tidsreserver. Hold rede på tiden din i 2-3 uker for å forstå hva du bruker den på. Omtrent en gang i timen, registrer alle tilfeller med en nøyaktighet på 5-10 minutter. Merk små pauser med hake i marginene.
Form 2-3 kvantitative indikatorer for effektivitet og spore dem i dynamikk. Så snart du begynner å fikse en kvantitativ indikator visuelt, vil den begynne å endre seg til det bedre.
Gjenta tidtaking med jevne mellomrom for å holde deg i god form og korrigere forvrengninger i ditt personlige tidsbudsjett i tide.
En typisk reserve er reisetid. Fyll transport og reisetid med aktiviteter som er nyttige for deg.
Ha en plan for teknisk force majeure. Datamaskinen har gått i stykker - gjør det du ikke hadde nok tid til. Og sørg for å sikkerhetskopiere viktige data.
Hold møter mer effektivt:
- Definer et møteformat og ikke bland forskjellige formater i ett møte.
- Definer deltakerkretsen, lederen som leder diskusjonen og beslutningstakeren, og sekretæren som utarbeider protokollen;
- lage en liste over spørsmål for diskusjon;
- bestemme varigheten av møtet og utnevne en ansvarlig for tiden;
- organisere situasjonen, utstyret og distribusjonen av informasjonsmateriell;
- alle spørsmålene som ble diskutert på møtet, til stede i form av diagrammer;
- registrere og send ut beslutningene som er tatt, slik at du kan komme tilbake til dem på neste møte.
Husk at et tidsstyringssystem krever kontinuerlig forbedring.
“TM-Bacillus”: hvordan formidle TM-ideen til andre
Vi vil ikke oppnå 100% effektivitet hvis vi ikke koordinerer vår personlige tidsstyring med folk rundt oss. Ta med “TM-Bacillus” til andre slik at de bruker tiden med omhu. Beregn prisen på tiden din og kjemp for den ikke mindre stiv enn for pengene.
Tilbyr TM-ideer til lederen din, vis deres nytte for virksomheten og ikke trøst for deg. Begynn med verktøy som er nyttige og billige for kokken. Se for deg dem "i handling", ikke i teorien. Ideen din skal komme til hodet selv - dette vil lette vedtakelsen.
Overbevis underordnede om effektiviteten av tidsstyring ved personlig eksempel. Motiver bruken - ansatte må forstå hvorfor tid er nødvendig og kan styres. Tilby nytt utstyr regelmessig.
Implementere TM-teknologi gradvis ved å bruke et minimum av verktøy. Kom med enkle og raske gulrøtter og pinner. Prøv teknikkene på en ansatt eller enhet slik at alle ser de virkelige fordeler og ulemper.
For å implementere tidsstyring i personlige forhold, lær å forhandle. Ikke prøv å pålegge partneren din dine preferanser; se etter kompromisser som lar deg ta hensyn til smakene fra begge sider.
Ta deg tid til å gjenopprette energi og ytelse. Det åpenbare for deg er noen ganger ikke tilfellet for en annen person, så forklar eller skriv ned prinsippene for forhold.
Gi tidsledelse til barn i form av et spill, og utvikle en "proaktiv" tilnærming til livet i dem.
TM-manifest: fra instrument til ideologi
Bruk av tidsstyringsteknikker uten forståelse av ideologi vil tillate deg å bruke bare en liten del av deres evner. Men når du har forstått ideologien til TM, vil du lære å styre din personlige tid og gå til et nytt nivå.
Tidsstyring er et flernivåsystem som kan endre en persons verdier. Fra teknisk tidsstyring vil du gå videre til å tenke på dine mål og prioriteringer.
Axioms of time management:
- du har alltid valgfrihet;
- bare du er ansvarlig for dine handlinger og valg;
- uten konstant utvikling er du bare en amøbe.
Selv små handlinger forandrer verden til det bedre. Utvikle, flytte, stopp aldri.